ใช้ AI ช่วยเขียน · LAB KNOWLEDGE · · อ่านประมาณ 5 นาที
ใช้ AI เขียนอีเมลงาน พร้อมตัวอย่างคำสั่งที่ปรับใช้ได้
ร่างอีเมลติดตามงาน เลื่อนนัด และส่งเอกสารด้วย AI ให้สุภาพและตรงประเด็น พร้อมวิธีตรวจชื่อ วันเวลา และสิ่งที่รับปากก่อนส่ง
ใช้ AI เขียนอีเมลงาน เริ่มด้วยข้อมูลสามอย่าง
บอกว่าจะส่งถึงใคร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร และข้อเท็จจริงที่ต้องคงไว้ เช่น วันที่หรือรายการเอกสาร แล้วระบุน้ำเสียงและความยาวที่เหมาะกับความสัมพันธ์ คุณจะได้ร่างให้ตรวจแก้ ไม่ใช่ข้อความที่ควรส่งโดยไม่อ่าน
หากยังไม่ตกลงกำหนดส่ง ให้บอกว่ายังไม่ยืนยัน ไม่ขอให้ AI เติมวันที่ให้ดูครบ การเขียนอีเมลที่ดีเริ่มจากข้อมูลจริงและคำขอที่ชัด ไม่ใช่ถ้อยคำสุภาพยาวที่สุด
ตัวอย่าง 1: ติดตามงานโดยไม่กล่าวโทษผู้รับ
ข้อมูลสมมติ: ส่งร่างให้ลูกค้าแล้ว ต้องการทราบว่าจะได้รับความเห็นเมื่อไร และยังไม่ได้ตกลงวันตอบกลับ สั่งให้ AI ร่างอีเมลสั้น มีบริบทหนึ่งประโยคและคำถามหนึ่งข้อ ห้ามเขียนว่าลูกค้าผิดนัด
ตัวอย่างร่าง: “เรียนคุณลูกค้า ขอสอบถามความคืบหน้าการพิจารณาร่างที่ส่งให้ก่อนหน้านี้ ไม่ทราบว่าสะดวกแจ้งช่วงเวลาที่คาดว่าจะให้ความเห็นได้เมื่อไรครับ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม แจ้งได้เลยครับ” เปลี่ยนคำลงท้ายและคำเรียกให้เป็นเสียงของคุณก่อนใช้
ตัวอย่าง 2: ขอเลื่อนนัดโดยไม่แต่งเหตุผล
ระบุว่านัดเดิมคือเมื่อไร วันหรือช่วงเวลาใหม่ที่เสนอคืออะไร และต้องการเปิดเผยเหตุผลแค่ไหน ถ้าไม่ให้เหตุผล ให้ AI ใช้คำขอเลื่อนนัดตรง ๆ ไม่สร้างอาการป่วยหรือเหตุฉุกเฉินให้
ตัวอย่างคำสั่ง: “ร่างอีเมลขอเลื่อนนัดจากวันที่ที่ให้ไปเป็นสองช่วงเวลาที่เสนอ ใช้น้ำเสียงสุภาพ ยอมรับว่าอาจทำให้ผู้รับต้องปรับแผน และขอให้ผู้รับเลือกเวลาที่สะดวก ห้ามเพิ่มเหตุผลที่ไม่ได้ระบุ” ตรวจว่าตัวเลือกทั้งสองช่วงเป็นเวลาที่คุณว่างจริง
ตัวอย่าง 3: ส่งเอกสารพร้อมบอกว่าต้องการคำตอบเรื่องไหน
แทนการสั่งว่า “เขียนเมลส่งไฟล์” ให้ระบุชื่อเอกสาร ฉบับหรือวันที่ และจุดที่อยากให้ผู้รับตรวจ เช่น ตรวจชื่อบริษัทกับรายการส่งมอบ ไม่ขอให้ AI เขียนว่าแนบไฟล์ครบแล้วหากคุณยังไม่ได้แนบ
ก่อนส่งจริง เปิดไฟล์แนบเช็กอีกครั้งว่าตรงฉบับ ดูชื่อผู้รับและผู้รับสำเนา รวมถึงสิทธิ์เข้าถึงหากใช้ลิงก์เอกสาร การมีอีเมลที่เรียบร้อยไม่ได้พิสูจน์ว่าไฟล์แนบถูกต้อง
ทำให้น้ำเสียงสุภาพขึ้นโดยไม่เพิ่มคำรับปาก
ถ้าร่างแข็งไป ขอให้ปรับเป็นสุภาพ กระชับ และเก็บคำขอเดิมไว้ ถ้ายาวไป ให้ตัดประโยคเกริ่นที่ไม่จำเป็น โดยคงวัน เวลา จำนวน และข้อจำกัดเดิม ขอร่างสองแบบเพื่อเลือกได้ แต่ไม่จำเป็นต้องถามซ้ำจนข้อความยาวขึ้นทุกครั้ง
ระวังประโยคที่เปลี่ยนภาระผูกพัน เช่น จาก “จะตรวจความเป็นไปได้” เป็น “ยืนยันว่าจะทำให้เสร็จ” หรือจาก “ประมาณการ” เป็น “ราคาสุดท้าย” ให้เทียบความหมายกับข้อเท็จจริงก่อนสนใจความลื่นไหลของภาษา
เช็กลิสต์ก่อนกดส่งอีเมลที่ AI ช่วยร่าง
ตรวจผู้รับและคำเรียก ชื่อโครงการ วันเวลา ตัวเลข ไฟล์หรือลิงก์ที่อ้างถึง และสิ่งที่คุณรับปากให้ครบ อ่านคำขอท้ายอีเมลว่าผู้รับรู้หรือไม่ว่าต้องตอบอะไร ถ้าร่างมีข้อมูลที่คุณไม่ได้ให้ ให้ลบหรือยืนยันก่อนใช้
ใช้คำแทนสำหรับข้อมูลลูกค้าหรือเรื่องภายในเมื่อทดลองกับบริการที่ยังไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างบทความนี้ใช้กับแชต AI ที่รับข้อความได้ โดยไม่ต้องให้เครื่องมือเชื่อมอีเมลจริงหรือส่งข้อความแทนคุณ
ลองใช้คำสั่งนี้
คัดลอกไปลอง แล้วปรับข้อความในวงเล็บให้ตรงกับงานของคุณ
Draft a concise professional email in Thai. Recipient and tone: [ผู้รับและน้ำเสียง เช่น ลูกค้าเดิม สุภาพเป็นกันเอง] Purpose and facts: [เรื่องที่ต้องการสื่อ ข้อเท็จจริง และสิ่งที่อยากให้ผู้รับทำ] Length: [ความยาว เช่น ไม่เกิน 120 คำ] Provide a subject line and the email body. Keep all supplied names, dates, amounts, and conditions unchanged. Do not invent excuses, attachments, deadlines, promises, or approvals. If required information is missing, list it separately instead of guessing. Return a draft for human review; do not send anything.
อ่านข้อมูลประกอบ
Microsoft Support — การร่างอีเมล ปรับน้ำเสียง และตรวจแก้ก่อนส่ง (ภาษาอังกฤษ)
ตัวอย่างคำสั่งในบทความเขียนขึ้นเพื่อฝึกใช้งาน ผลลัพธ์อาจต่างกันตามเครื่องมือและข้อมูลที่ให้ ควรอ่านตรวจอีกครั้งก่อนนำไปใช้
ค่อย ๆ ฝึกใช้ AI ไปด้วยกัน
อ่านรายละเอียดคู่มือ ChatGPT สำหรับมือใหม่ แล้วดาวน์โหลดไปฝึกต่อได้ฟรี
ดูคู่มือ AI ฟรี